La digitalisation de l’économie fait son chemin ! Selon le baromètre France Num 2022, 81 % des dirigeants de TPE et PME sont convaincus de l’utilité du numérique pour leur entreprise. Ils étaient seulement 68 % en 2020. Cette tendance affecte tous les secteurs d’activité, y compris la comptabilité.
Les outils et logiciels se multiplient et boostent la productivité des sociétés. L’interopérabilité des technologies favorise l’émergence de solutions « tout-en-un » capables de récupérer les données bancaires et comptables, d’automatiser la tenue de compte et de payer les factures.
Dans ce contexte, les enjeux de la digitalisation sont multiples et les acteurs de la comptabilité doivent se tenir prêts à relever quelques défis.
Digitalisation de la comptabilité : de quoi s’agit-il ?
Le vent de la digitalisation souffle depuis quelques années déjà sur la comptabilité. Les avancées technologiques et les évolutions de la réglementation poussent les entreprises et les cabinets comptables à intégrer des solutions numériques dans leur quotidien pour gagner en efficacité.
Il faut dire que les ERP ou encore les logiciels comptables offrent aux professionnels du chiffre un accès à de nombreuses innovations telles que :
• la récupération automatique des factures ;
• le scanner OCR (reconnaissance optique des caractères), il numérise les documents et simplifie la saisie des données comptables ;
• la collecte et la catégorisation automatique des transactions bancaires avec la technologie de l’Open Banking ;
• le stockage sur des GED collaboratives, celles-ci facilitent les interactions entre l’expert-comptable et son client et résolvent les problèmes d’archivage ;
• la contribution de l’intelligence artificielle (IA) et de ses algorithmes notamment pour préparer les déclarations fiscales.
Prendre le train du numérique en marche !
Si certaines entreprises restent sur leur garde, craignant que le numérique ne signe l’ubérisation de la profession, elles sont bien obligées d’admettre que le métier ne peut se passer du digital.
Avec l’arrivée de la facture électronique à compter du 1er juillet 2024, les entreprises doivent progressivement adopter les procédures d’e-invoicing et d’e-reporting. Le dispositif repose sur l’envoi de factures au format hybride ou structuré par l’intermédiaire du Portail Public de Facturation (PFF) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Exit la facture au format papier ou PDF et place à l’EDI (Échange de Données Informatisées).
De son côté, l’e-reporting prévoit la transmission électronique des données de transactions à l’administration fiscale. L’obligation porte sur les opérations effectuées à l’étranger ainsi que sur les ventes et prestations de services aux particuliers. L’objectif est de produire une déclaration de TVA préremplie.
La dématérialisation des échanges impose au secteur de la comptabilité de mettre en place une veille numérique constante et de choisir des solutions performantes pour gérer chaque étape de son activité. L’Open Banking simplifie, par exemple, le passage à la facture électronique grâce à ses nombreuses fonctionnalités : vérification d’identité, paiement des fournisseurs, encaissement des clients, réconciliation comptable, etc.
Le principal enjeu de cette course virtuelle reste la préservation à la fois des données confidentielles des entreprises et de la relation client.
Sécuriser les données confidentielles des entreprises
La digitalisation et l’automatisation de la comptabilité favorisent la traçabilité et la sécurisation des données. Les tâches manuelles et les justificatifs papier augmentent le risque d’erreur, d’oubli ou de perte de documents. Toutefois, le numérique et les logiciels utilisés doivent garantir, aux cabinets comptables, la transparence de leur méthode et la protection des informations de leurs clients.
Prenons quelques exemples pour mieux comprendre comment certaines technologies combinent innovation et exigences sécuritaires.
→ Dans le domaine de la numérisation des factures, la loi impose le principe de valeur probante des documents électroniques. Les outils présents sur le marché sont donc tenus d’assurer l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des justificatifs.
→ Les logiciels ou les solutions ERP qui exploitent les données bancaires des clients pour automatiser la saisie ou le rapprochement comptable doivent veiller au respect de la législation relative à l’Open Banking. Pour y parvenir, ils s’allient le plus souvent à un prestataire de services de paiement agréé par l’ACPR comme Bridge. L’Open Data permet alors de récupérer les données bancaires avec le consentement du client. Ce dispositif sécurise les échanges d’informations financières grâce aux procédures KYC/KYB et l’authentification forte (SCA à 180 jours).
Former les collaborateurs des cabinets comptables au digital
Selon le baromètre 2022 des besoins et attentes des TPE et entrepreneurs publié par Cegid, 1 entreprise sur 2 n’est pas matériellement préparée à une transformation digitale. L’un des enjeux majeurs pour les cabinets comptables est de former ses équipes au numérique ou d’embaucher les talents appropriés pour accompagner les clients dans leur transition.
Par ailleurs, avec la digitalisation, les tâches répétitives et chronophages disparaissent. Il s’agit alors d’aider les collaborateurs à monter en compétences sur des missions de contrôle, d’analyse ou de reporting.
Le numérique n’est pas qu’une histoire d’outils et de performances techniques. Sans l’adhésion du personnel au projet digital, l’entreprise rencontre plus de difficultés pour développer son activité.
Profiter de la digitalisation des processus comptables pour gagner en expertise
La digitalisation de la comptabilité constitue une opportunité pour redéfinir les modes d’interaction avec le client et orienter les cabinets vers du conseil stratégique.
Les avantages de la digitalisation de la comptabilité
Le gain de temps est sans conteste le principal avantage de la digitalisation de la comptabilité. L’automatisation des tâches chronophages comme la collecte et la saisie des écritures permet aux entreprises d’augmenter leur productivité.
Par exemple, grâce à un logiciel comptable, doté de la technologie Open Data, la saisie des relevés bancaires et le rapprochement comptable manuel sont de l’histoire ancienne. La collecte des flux financiers en temps réel, la catégorisation des transactions et la réconciliation entre factures et paiements automatisent l’intégralité du processus. L’entreprise n’a plus qu’à vérifier ses états de saisie et de rapprochement pour résoudre les anomalies.
Ce type de solution participe à la réduction des coûts et à l’amélioration des échanges avec le client. Les conseils de l’expert-comptable sont d’autant plus pertinents puisqu’ils s’appuient sur des données actualisées.
De comptable à expert financier
Les problématiques de la tenue de compte sont désormais maîtrisées grâce au digital. Les entreprises recherchent davantage un accompagnement personnalisé pour leur développement et des conseils stratégiques avisés.
L’expert-comptable possède des compétences dans des domaines transverses : juridique, fiscal ou social. Il représente un interlocuteur privilégié et les dirigeants n’hésitent pas à lui accorder leur confiance. En revanche, il a besoin de temps pour se consacrer à l’analyse des dossiers et à l’expertise financière.
Les ERP et logiciels de comptabilité ont donc intérêt à proposer une large gamme de solutions digitales afin d’aider l’expert-comptable dans son rôle de conseiller. L’Open Banking contribue à automatiser les processus comptables, à faciliter la gestion des paiements et à sécuriser les échanges.
