La facture électronique devient obligatoire à partir de juillet 2024 et il faut s’y préparer. Progressivement à partir de cette date, les entreprises devront être capables de recevoir et d’émettre des factures au format électronique.
Même si cela peut paraître encore loin, il est essentiel pour les entreprises d’anticiper les évolutions que cette obligation légale entraînera, pour ne pas se laisser surprendre !
Voici l’essentiel pour vous aider à préparer au mieux le passage à la facturation électronique.
Qu’est-ce que la facture électronique ?
La facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré.
Jusqu’à présent, les entreprises bénéficiaient en effet de marges de manœuvre relativement amples ; même si certaines mentions étaient évidemment obligatoires, le format pouvait-être libre (PDF ou papier – on en parle juste après).
#1 Les objectifs de la facture électronique
L’État Français a décidé de la mise en place de la facturation électronique avec plusieurs objectifs en tête :
1. Renforcer la lutte contre la fraude fiscale,
2. Simplifier les déclarations de TVA,
3. Faciliter les processus de facturation pour les entreprises, et leur reporting.
Les enjeux sont donc multiples, à la fois pour l’État et les entreprises.
#2 Les formats de facture
Afin de bien comprendre ce qu’est une facture électronique, rappelons rapidement les différents formats de factures qui existent à l’heure actuelle :
– Les factures non-structurées, qui correspondent à des factures PDF au format libre, envoyées par courrier ou email.
– Les factures structurées, qui répondent aux exigences de l’EDI (Échange de Données Informatisées).
– Les factures hybrides, qui reprennent les deux formats précédents.
Une facture électronique est une facture structurée qui est envoyée, transmise, reçue et archivée électroniquement dans le respect des normes.
#3 Le calendrier de la facture électronique
Le calendrier de mise en œuvre de la facturation électronique n’est pas le même en fonction de la taille des entreprises. Quoiqu’il en soit, toutes les entreprises devront être capables à partir du 1er juillet 2024 de recevoir des factures électroniques.
Pour leur émission, le calendrier est le suivant :
– 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises.
– 1er janvier 2025 pour les ETI.
– 1er janvier 2026 pour les TPE et PME.
Les avantages de la facture électronique
#1 Réduction des frais
Les factures papier, ça coûte cher ! Il faut acheter le papier, le mettre dans des enveloppes et le stocker. Avec la facture électronique, toutes ces contraintes disparaissent. Les factures sont créées, envoyées, transmises, reçues et archivées électroniquement ; de quoi générer des économies substantielles.
Qui plus est, le passage à la facture électronique permet de réduire votre empreinte environnementale puisque l’utilisation de papier est considérablement diminuée.
#2 Gain de temps
L’envoi manuel des factures, ça prend également du temps ! S’il faut créer une nouvelle facture papier à chaque nouvelle prestation, l’imprimer, la mettre sous pli et l’envoyer, cela devient vite chronophage. Le format électronique permet d’automatiser tout ça et le réaliser en quelques clics.
Le passage à la facturation électronique permet de faciliter le suivi des factures et leur archivage. Vous pourrez très simplement les retrouver en ligne et n’aurez plus besoin de les chercher dans des classeurs.
#3 Meilleure visibilité
Enfin, la facture électronique permet de faciliter grandement les reportings et le suivi de la trésorerie en temps réel. Les factures étant électroniques et les logiciels pouvant se connecter entre eux, le report de la facturation dans vos reportings est automatisé, et donc, beaucoup plus fiable.
Vous pouvez également, à tout moment, suivre les paiements en attente et ceux en retard ; cela facilite la réconciliation des paiements.
Voyons maintenant comment anticiper les changements à venir.
S’équiper pour préparer l’arrivée de la facture électronique
Plusieurs acteurs interviennent dans la facture électronique et ils ont tous des rôles différents. Il est essentiel de les connaître afin de se préparer au mieux.
#1 Les acteurs de la facture électronique
On recense 3 acteurs dans la facturation électronique :
– Le Portail Public de Facturation (PPF) : c’est la nouveauté ! Les factures des entreprises doivent obligatoirement passer par cette plateforme gérée par l’État (actuellement appelée Chorus Pro). Les données des factures pourront ainsi être directement transmises à l’administration fiscale.
– Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) : des solutions privées peuvent recevoir l’agrément pour faire office d’intermédiaire entre les entreprises et le PPF. Elles permettent de s’assurer que les factures sont au bon format et que les normes de facturation sont bien respectées. Elles envoient également les factures vers le PPF.
– Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : contrairement aux PDP, les OD n’ont aucune contrainte réglementaire. Ils ne permettent donc pas d’envoyer directement les factures vers le PPF. Ils correspondent généralement aux logiciels de compta ou de facturation qui n’ont pas fait le choix de devenir PDP, mais qui proposent des solutions de factures dématérialisées.
Il ne reste plus qu’à choisir !
#2 Choisir son prestataire de facturation
Anticiper le passage à la facturation électronique est essentiel, car cela vous permettra de ne pas vous faire surprendre lorsque vous aurez l’obligation d’envoyer et de recevoir vos factures au format électronique.
Vous avez alors le choix entre passer directement par le PPF ou par des PDP. Ces derniers proposeront des solutions plus globales et vous permettront de faciliter la gestion financière de manière générale.
Vous pouvez pour cela découvrir notre top 15 des meilleurs logiciels comptables, dont certains se sont positionnés pour devenir PDP.
Le passage à la facture électronique entraîne donc des changements importants, à la fois dans le processus de facturation, mais également dans le choix des outils. En tant qu’expert-comptable, il est important de l’anticiper et de préparer ses clients et ses collaborateurs pour une transition en douceur.
Cet article vous permettra de comprendre et d’expliquer, à votre tour, les raisons et les impacts du passage à la facturation électronique, ainsi gérer les diverses appréhensions. Vous pouvez procéder étape par étape en commençant par vos clients et vos collaborateurs avec une appétence plus importante pour les nouvelles technologies.
