Boutique physique ou 100% digitale, peu importe le type de business que vous gérez, la bonne gestion de la réconciliation des paiements est non-négociable pour assurer le succès d’une entreprise ! Assurer le suivi régulier du paiement des factures est un passage obligatoire pour bénéficier d’une vision globale de la trésorerie et donc du contrôle d’une entreprise. Ainsi, la réconciliation des paiements est un élément clé pour la bonne gestion des flux financiers.
Cet article a pour objectif d’apporter une meilleure compréhension de la réconciliation des paiements en E-Commerce, de comprendre ses enjeux, ses défis ainsi que ses potentielles solutions.
Définition : qu’est-ce que la réconciliation des paiements ?
La réconciliation des paiements désigne un procédé comptable fondamental permettant d’assurer l’harmonisation entre les opérations indiquées par vos relevés bancaires et celles enregistrées dans votre passerelle de paiements. Elle est parfois aussi appelée “rapprochement des paiements”. L’idée est donc de coordonner les paiements entrants et sortants.
Il est recommandé d’effectuer la réconciliation des paiements de manière régulière car elle permet de repérer rapidement les fraudes ainsi que les erreurs de trésorerie qui peuvent, souvent, être redoutables pour une entreprise. Par ailleurs, une vision globale et claire de la situation de la trésorerie est essentielle pour les décideurs financiers.
Complexités des systèmes actuels de réconciliation des paiements
Malheureusement, la réconciliation des paiements se révèle souvent être un processus plus difficile qu’il n’y paraît. En effet, la traçabilité n’est pas toujours aussi facile et rapide qu’on le voudrait. Réaliser les connexions adéquates entre paiements entrants, sortants, différents prestataires et autres acteurs est un procédé complexe :
● Chronophage
La réconciliation bancaire manuelle exige une examination minutieuse de chaque opération. Spreadsheets, applications, factures papier, copies de documents, classification et autres papiers s’accumulent… Quant aux statuts des paiements : payé, en retard, payé partiellement, on s’y perd !
● Risque d’erreur
La marge d’erreur humaine est malheureusement trop importante. Les détails des paiements, les prestataires, les frais de produits, ceux des prestataires ainsi que les frais de commissions de chaque transaction, les factures partiellement payées, les réductions, les retards de livraison, les doublons, les factures manquantes etc. Imaginez si votre entreprise demande de gérer plusieurs pays… La forte marge d’erreur liée à une réconciliation manuelle des paiements est un véritable poids et une source importante de stress pour une entreprise.
● Risque de fraude
On peut déceler les écarts de trésorerie plutôt facilement grâce à une réconciliation manuelle des paiements. Ceci dit, il est parfois difficile d’y trouver une explication légitime. Le vol et la fraude coûtent chaque année beaucoup trop cher aux entreprises pour choisir de les ignorer.
● Archivage
La réconciliation manuelle des paiements posent des problèmes d’archivage. En effet, cette méthode rend difficile d’allier la facilité d’accès à la sécurité.
Le traitement inadéquat ou encore le traitement tardif des factures peut avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise pouvant aller jusqu’à la faillite en passant par une sérieuse dégradation des relations clients.
Ainsi, effectivement, la réconciliation des paiements peut rapidement devenir un exercice très compliqué.
Réconciliation des paiements : les solutions du paiement compte à compte
L’initiation de paiement Open Banking présente des atouts majeurs par rapport au virement traditionnel, notamment en ce qui concerne la réconciliation des paiements.
Le paiement compte à compte est une solution proposée par Bridge qui consiste en l’initiation de paiement par virement. Il s’agit d’une instruction de virement SEPA pré-remplie.
Le paiement compte à compte est une solution intégrée, fluide, sécurisée via une plateforme user-friendly, simple et efficace.
En effet, le paiement compte à compte permet :
● L’automatisation des rapprochements bancaires afin de bénéficier d’une vision plus précise de la situation globale de votre trésorerie
● La correction des erreurs de réconciliation ou encore un réajustement plus facile
● Un gain de temps et d’efficacité, une réduction du stress et l’éradication de la fraude via l’élimination de l’erreur humaine
● La relance automatique des clients
● L’anticipation des retards et l’adaptation des stratégies de recouvrement
Le paiement compte à compte est une solution offrant des gains majeurs en termes de réconciliation des paiements. En effet, la réconciliation interne des mouvements est automatisée grâce à un tableau de bord ou un système d’intégration interne. Elle permet une réconciliation aisée des flux entrants de trésorerie automatiquement dans les outils de gestion.
Aujourd’hui, l’automatisation de ce procédé comptable essentiel. Le pilotage automatique de la réconciliation des paiements est la solution pour la bonne santé de votre trésorerie !
