Comment optimiser le processus de recouvrement ?

1. Comprenez les enjeux du recouvrement

Les Anglo-saxons ont coutume de dire « Cash is King », car la bonne santé financière d’une entreprise dépend de sa capacité à gérer sa trésorerie efficacement. Encaisser ses créances clients à échéances régulières contribue à l’optimisation du besoin en fonds de roulement (BFR). À l’inverse, des retards récurrents, voire des impayés permanents, fragilisent l’activité.

L’équilibre de la trésorerie n’est pas le seul enjeu d’un processus de recouvrement réussi. Les entreprises doivent s’organiser pour plusieurs raisons.

• Gagner du temps : contrôler les règlements, relancer par écrit, déclencher des procédures de recouvrement amiable ou judiciaire, se déplacer chez les clients… sont autant d’étapes chronophages qui pénalisent la productivité.
• Conserver la qualité de la relation client : si certains clients sont à bannir pour leur réputation de mauvais payeurs, d’autres, au contraire, ont simplement besoin d’être sensibilisés à vos problématiques financières. Les rappels de paiement à répétition sont des irritants pour l’entreprise comme pour votre interlocuteur. Communiquer clairement sur votre fonctionnement et vos impératifs permet de cadrer en amont les échanges avec les clients.

2. Anticipez les retards de paiements

Pour prévenir les impayés et optimiser votre processus de recouvrement, vous pouvez mettre en place des procédures en interne pour résoudre certains dysfonctionnements.

→ Résoudre les erreurs de facturation : il convient de vérifier les coordonnées du client, le libellé de la prestation de services ou du bien, le numéro de commande, le prix, la date, etc. La facture doit être exempte de coquille pour éviter les avoirs et refacturation.

→ Solutionner les points de crispation : avant d’envoyer votre facture, assurez-vous de la bonne réalisation et livraison de votre production. Faites signer vos conditions générales de vente (CGV) avec votre devis et rappelez vos délais de paiement.

→ Contrôler la solvabilité du client : si l’entreprise à une mauvaise réputation ou se trouve en situation de défaillance, vous risquez d’avoir des difficultés à vous faire payer.

→ Créer des procédures et les appliquer : facturer vite et bien est essentiel et repose avant tout sur votre organisation.

→ S’équiper d’un logiciel de gestion : la digitalisation des factures permet d’automatiser de nombreuses tâches chronophages, dont les relances.

→ Prendre des garanties : face à un nouveau client, certaines entreprises n’hésitent pas à demander un acompte, une caution ou un règlement complet.

→ Proposer une solution de paiement simple et efficace : avec le paiement bancaire de Bridge, vos clients règlent leur facture grâce à l’envoi d’un lien ou d’un QR code.

3. Améliorez le traitement des impayés

L’optimisation de la gestion du recouvrement passe par la sensibilisation des équipes. Le personnel doit comprendre les enjeux que représentent les créances impayées, pour appliquer les procédures avec rigueur et motivation.

Si vos clients ne règlent pas leur facture dans les temps, vous devez agir par étape et sans tarder.

→ Le mail de rappel : un oubli peut arriver, vous indiquez à votre client qu’il a une facture en attente de paiement.

→ La lettre de relance : plus formelle, elle regroupe toutes les informations nécessaires pour signifier à votre client son obligation de règlement.

→ La mise en demeure : dernier recours amiable avant une action en justice, elle doit comporter toutes les mentions obligatoires.

→ La procédure de recouvrement judiciaire : si le montant de la dette est inférieur à 5 000 €, elle relève de la compétence d’un commissaire de justice. Au-delà, il faut s’adresser à un juge, seul habilité à prononcer une injonction de payer.

4. Externalisez la gestion des créances clients

En fonction de la taille de l’entreprise, le suivi des créances client peut se révéler chaotique. En effet, il nécessite l’implication du personnel, la mise en place de procédures et d’outils dédiés.

Dans ce cas, faire appel à une société de recouvrement constitue une alternative intéressante pour optimiser la gestion des créances impayées. Cette solution présente de nombreux avantages.

• Gain de temps : vous libérez des ressources en interne.
• Équilibre de la trésorerie : vous augmentez vos chances d’encaisser vos factures.
• Autorité de l’intervenant : l’intervention d’une entreprise spécialisée indique à votre interlocuteur l’importance que représente pour vous le paiement de sa créance.
• Médiation d’un tiers : il suffit parfois de dénouer quelques incompréhensions pour repartir sur des bases claires.

5. Privilégiez le paiement bancaire par virement pour optimiser la gestion du recouvrement

Que vous soyez une entreprise ou une société de recouvrement, le choix du mode de règlement peut grandement faciliter le recouvrement des créances. Bridge propose Pay by Link, un lien de paiement bancaire par virement immédiat ou instantané à envoyer à vos clients sous la forme de lien ou de QR code.

Parcours client simplifié

Comment ça fonctionne ? Vous créez un lien ou un QR code avec les renseignements requis. Puis, vous l’envoyez par mail ou SMS. Vous pouvez aussi l’indiquer sur vos factures. Votre client a alors accès à un parcours de paiement par virement SEPA simplifié, sans couture et sécurisé :

1. il clique sur le lien ou le QR code ;

2. il s’authentifie auprès de sa banque et choisit le compte à débiter ;

3. il valide son paiement.

Les données sont préremplies, il est donc inutile de saisir :

• l’IBAN ;
• le montant de la transaction ;
• ou son libellé !

En fluidifiant le parcours de paiement, vous incitez vos clients à régler rapidement leur facture.

Paiement irrévocable et fiable

Outre son efficacité, le paiement bancaire de Bridge, Pay by Link, bénéficie d’autres avantages propres.

• Il est irrévocable : une fois validé, l’argent est crédité sur votre compte sans annulation possible.
• Les plafonds de paiement sont élevés, idéals pour des règlements en B2B.
• Le virement est instantané : cette option vous permet de disposer de votre argent en temps réel.

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