Le processus Procure-to Pay se situe en amont de la chaîne de production. Il regroupe l’ensemble des étapes « de l’achat au paiement » qu’une entreprise gère avec ses fournisseurs. Ces derniers représentent un poste de dépenses important pour toute structure. Le bon déroulement du cycle d’achat est essentiel, en particulier dans un contexte économique tendu.
Comment maîtriser et booster les mécanismes Procure to Pay ? Après un point détaillé sur cette notion et les problématiques auxquelles sont confrontées les entreprises, nous verrons quelles solutions digitales l’Open Banking propose pour simplifier les paiements des factures et la production comptable.
Qu’est-ce que le processus Procure to Pay ?
Définition du P2P
« Procure to Pay » ou P2P fait référence au « cycle d’achat » des entreprises. Il débute avec l’acquisition d’un bien ou d’une prestation de services et se termine avec le paiement de la facture et son enregistrement en comptabilité.
Le processus Procure to Pay concerne donc les relations B2B entre une entreprise et ses fournisseurs. Pour toute entité, il implique de trouver le bon produit, de négocier le juste prix, de s’accorder sur les délais de paiement, d’optimiser le traitement des factures et de régler ses dettes au plus tard à l’échéance.
Améliorer le cycle d’achat est un enjeu récurrent dans le monde de l’entreprise et chaque étape peut faire l’objet d’une réflexion et de la mise en place de solution performante.
Les étapes du cycle d’achat
Le processus Procure to Pay comporte différentes phases :
• La demande d’achat suppose que l’entreprise ait trouvé le produit ou la prestation de services qu’il lui faut. La recherche, en amont, s’effectue en fonction des critères attendus et du budget alloué. L’acte d’achat peut être réalisé immédiatement, pour la commande de fournitures de bureau par exemple. Il peut aussi passer par une étape de négociations et un devis s’il s’agit d’une première collaboration avec un fournisseur ou d’une demande spécifique.
• L’approvisionnement intervient après la validation du bon de commande et, éventuellement, le versement d’un acompte. Le fournisseur se charge de préparer et d’organiser la livraison du bien ou du service. L’entreprise s’assure de son côté de la conformité de la commande à la réception.
• Le paiement : l’entreprise est tenue de régler sa facture dans les 30 jours. Elle doit disposer de toutes les informations indispensables (identité du fournisseur, IBAN, etc.) et des fonds nécessaires pour procéder au paiement. En cas d’oubli, elle s’expose à des pénalités de retard.
• La gestion des factures fournisseurs regroupe différentes activités : la collecte des factures, le paiement, la comptabilisation, l’archivage et le reporting. La mise en place de la facturation électronique a pour objectif de réduire le temps consacré à ces diverses tâches et d’augmenter la productivité des entreprises.
Procure to Pay vs Order to Cash : quelle différence ?
Le processus d’Order to Cash ou O2C concerne le cycle client et les étapes comprises entre la commande et la gestion des créances. Il est lié au processus Procure to Pay puisque la capacité d’une entreprise à répondre aux demandes de ses clients dépend du bon déroulement du cycle d’achat. Ces deux volets de l’exploitation rencontrent des problématiques similaires en termes de digitalisation ou de paiement.
Quels sont les enjeux du Procure to Pay ?
Un processus Procure to Pay optimal permet de créer des partenariats solides et d’éviter les ruptures de stock. Les entreprises doivent donc actionner tous les moyens à leur disposition pour profiter d’un cycle d’achat fluide et fiable.
L’automatisation du cycle d’achat
Le cycle d’achat est jalonné de travaux fastidieux que les outils digitaux parviennent à automatiser. Avec l’e-invoicing, par exemple, la gestion des dettes est simplifiée et 100 % dématérialisée. Les factures sont mises à disposition des entreprises, les données peuvent être extraites et intégrées directement en comptabilité.
L’automatisation accélère le processus Procure to Pay libérant ainsi les équipes de tâches à faible valeur ajoutée. Elle diminue aussi les risques d’erreurs, contribue à réduire les coûts de traitement et améliore l’organisation globale de l’activité. Néanmoins, une difficulté demeure : celle de trouver le bon partenaire pour mener à bien son passage au digital (OD, PDP, etc.).
Le paiement des dettes
Pour maintenir de bonnes relations avec ses fournisseurs et sécuriser son processus Procure to Pay, il est essentiel de respecter les échéances de paiement fixées sur les factures : au comptant, à réception, sous 30 à 60 jours. De plus, en cas de retard de paiement, une entreprise s’expose à :
• des pénalités de retard avec un taux d’intérêt minimal de 6,18 % appliqué sur le montant TTC de la facture ;
• des indemnités pour frais de recouvrement forfaitaire de 40 € ;
• de lourdes sanctions judiciaires.
Adopter un mode de paiement fiable représente donc un enjeu stratégique. Si l’entreprise attend l’échéance pour régler sa facture, elle ne peut se permettre d’avoir un rejet de carte bancaire pour dépassement des plafonds autorisés ou un chèque égaré.
La gestion des dépenses
Pour régler ses factures à temps, l’entreprise a besoin de maîtriser sa trésorerie. Suivre les entrées et sorties est indispensable pour répartir au mieux ses ressources, rationaliser les processus et gagner en productivité.
Il lui faut donc disposer d’une vision en temps réel de ses disponibilités et d’un traitement automatisé des données bancaires : rapprochement bancaire, saisie en comptabilité, etc.
Comment optimiser le processus Procure to Pay avec l’Open Banking ?
L’Open Banking propose des solutions digitales en matière de paiement et de gestion des dépenses qui améliorent nettement le processus Procure to Pay.
Payer ses factures depuis son logiciel
Une fois les factures enregistrées dans un logiciel de gestion comptable ou un ERP, l’utilisateur peut initier ses paiements sans quitter son outil. Comment ? Grâce à une API Open Banking intégrée !
Le paiement bancaire de Bridge permet de régler ses fournisseurs depuis son logiciel en sélectionnant les factures concernées. L’entreprise honore alors ses échéances par virement simple ou multiple et décide d’exécuter ses transactions de façon immédiate ou instantanée.
Le parcours de paiement est fluide, sans couture et sécurisé, y compris pour des montants élevés.
Profitez de données bancaires enrichies
L’Open Banking donne également accès aux données bancaires via ses APIs d’agrégation qui s’intègrent rapidement dans les logiciels de gestion et les ERP. L’offre Open Data de Bridge prévoit de collecter et de catégoriser les mouvements financiers en temps réel. Ainsi, il est possible d’automatiser des tâches chronophages comme le rapprochement bancaire ou la saisie comptable et de créer des reportings de trésorerie pertinents.
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Le processus Procure to Pay représente un enjeu stratégique. Accélérer la digitalisation de l’entreprise, payer ses dettes à échéance et organiser son suivi de gestion des dépenses sont des actions indispensables pour booster le cycle d’achat. Le paiement Open Banking et l’Open Data s’inscrivent totalement dans cette démarche d’optimisation des process d’une entreprise.
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