L’obligation d’émission, de transmission et de réception des factures au format électronique, à compter de juillet 2024, est l’occasion d’évoquer un des acteurs clés de la réforme : l’opérateur de dématérialisation ou OD. Ces prestataires de services privés sont là pour accompagner les entreprises dans la dématérialisation de leurs factures et bien plus encore !
En effet, en s’associant avec des acteurs de l’Open Banking, les OD peuvent proposer aux entreprises une offre complète capable de gérer le cycle de vie de la facture dans son intégralité, de l’entrée en relation avec le client à la comptabilisation du paiement.
Découvrez toutes les réponses à vos questions sur les opérateurs de dématérialisation : quelle est la différence entre un OD et une PDP ? Quel est le rôle de l’OD ? Quelle est son offre de services ? Comment l’Open Banking optimise-t-il les solutions des OD ?
OD, PDP ou PPF : quelles différences ?
Un opérateur de dématérialisation ou OD est un prestataire de services privé spécialisé dans la dématérialisation des factures. Il se charge de produire des factures électroniques conformes à la réglementation en vigueur. Il s’occupe également de les envoyer ou de les récupérer par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou du portail public de facturation (PPF).
Contrairement à une PDP, l’OD ne dispose pas du numéro d’immatriculation et n’a donc pas les mêmes prérogatives légales. Effectivement, la plateforme de dématérialisation partenaire du fournisseur est habilitée à transmettre les factures électroniques directement au PPF ou à la PDP du client. Elle extrait aussi les données de facturation obligatoires à adresser à l’administration dans le cadre des processus d’e-invoicing et d’e-reporting.
Si un OD souhaite bénéficier du statut de PDP, il faut qu’il dépose une demande d’immatriculation auprès du service dédié de la DGFiP et qu’il s’engage à fournir un audit de conformité. Celui-ci a pour but de garantir le respect des normes et de la sécurité des informations confidentielles.
Le portail public de facturation, quant à lui, est un service gratuit mis à disposition par l’administration. Ainsi, les entreprises peuvent émettre, transmettre et recevoir les factures au format électronique sans souscrire à une offre payante. De manière générale, le PPF arrive en bout de processus et récupère l’ensemble des données de facturation pour les communiquer à l’administration fiscale.
Le PPF est également un outil de référence puisqu’il comporte un annuaire qui regroupe les informations d’identification des entreprises et des plateformes.
Rôle de l’opérateur de dématérialisation (OD) dans le processus d’e-invoicing
L’OD est l’un des 3 acteurs stratégiques de la facturation électronique. Il se positionne au plus près des entreprises dans le schéma de flux imaginé par le législateur.
Place de l’OD dans le schéma en Y de l’administration fiscale
L’administration fiscale fournit un schéma en Y qui permet de visualiser le rôle de chacun dans le processus d’e-invoicing. Les opérateurs de dématérialisation jouent un rôle d’intermédiaire dans l’émission et la réception des factures selon différentes modalités.
Cas 1 – Le fournisseur et le client ont recours au PPF : les OD interviennent alors dans la relation entre les entreprises et le PPF. Ils accompagnent le fournisseur dans la mise en conformité et l’envoi des factures. Ils réceptionnent ces dernières pour le compte du client.
Cas 2 – Le fournisseur et le client passent par des PDP : les OD se positionnent entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation partenaires. L’OD adresse les factures du fournisseur à la PDP et se charge de les récupérer sur les PDP des clients.
Le législateur a laissé une grande liberté aux entreprises pour choisir le fonctionnement le plus adapté à leur gestion. Par conséquent, il n’existe pas de schéma obligatoire. Un fournisseur peut solliciter les services d’une PDP et le client peut opter pour un OD et le PPF, ou inversement.
Traitement des données de facturation
Concrètement, que font les opérateurs de dématérialisation ? Du côté des émissions de factures, ils sont capables de les convertir selon l’un des 3 formats structurés ou hybrides du socle minimum :
• Cross Industry Invoice ou CII ;
• Universal Business Language ou UBL ;
• Factur-X avec un fichier XML de données structurées et un fichier PDF.
Puis, les OD envoient les factures à la plateforme du fournisseur en mode EDI ou API et effectuent le suivi du changement de statut :
• « Dépôt » pour une facture acceptée ;
• « Rejet » pour une facture non conforme ;
• « Refus » si le destinataire ne l’accepte pas ;
• « Encaissée » au moment du paiement.
Pour les factures en réception, les OD agissent pour le compte du client et les récupèrent sur la PDP ou le PPF. Ils ont alors la possibilité de les stocker ou de les retraiter afin que le client puisse les intégrer dans sa comptabilité.
Les opérateurs de dématérialisation se distinguent de l’offre gratuite du PPF grâce à leurs services à forte valeur ajoutée pour la gestion des factures émises et reçues. Ils ont d’ailleurs tout intérêt à inclure dans leur process, des solutions innovantes en matière de paiement, par exemple, s’ils souhaitent capter l’attention des entreprises et se différencier de leurs concurrents.
Opérateurs de dématérialisation : Comment l’Open Banking booste leur offre de services ?
Acteur facultatif de la facturation électronique, l’OD a tout de même pour objectif de renforcer l’activité des PDP ou du PPF et de faciliter le quotidien des entreprises. Pour y parvenir, les opérateurs de dématérialisation doivent proposer des fonctionnalités relatives :
• à la sécurisation des flux ;
• au paiement des factures ;
• à l’automatisation de la saisie comptable et du rapprochement bancaire ;
• à l’archivage à valeur probante ;
• à l’interopérabilité avec les logiciels de facturation, de recouvrement, de comptabilité ou encore avec les ERP.
L’Open Banking peut apporter des solutions efficaces pour transformer les prestations des OD en services à haute valeur ajoutée. Bridge est un pionnier de l’Open Banking et un acteur agréé par l’ACPR à fois pour ses services d’agrégation des comptes et d’initiation de paiement. L’entreprise a développé des APIs performantes dans les domaines :
• de la vérification d’identité et de solvabilité avec Scoring ;
• de la catégorisation des mouvements bancaires et de la gestion comptable avec Analyse ;
• du paiement des fournisseurs et des clients avec Pay by Link et le paiement bancaire de Bridge.
Critères de sélection de l’opérateur de dématérialisation
Avec l’arrivée de la facturation électronique, les entreprises qui optent pour un opérateur de dématérialisation recherchent un interlocuteur premium. Elles ont besoin :
• de gagner du temps ;
• de maîtriser leurs coûts ;
• de veiller au respect de la réglementation ;
• de garantir la sécurité de leurs données ;
• d’intégrer leur solution de dématérialisation des factures dans leur écosystème.
Les opérateurs de dématérialisation doivent donc proposer des solutions conformes à la législation, avec une large gamme de services complémentaires digitaux, sécurisés et simples d’utilisation.
Bridge aide les OD à satisfaire les attentes des entreprises et à se démarquer de leurs concurrents. Vous n’êtes pas encore convaincu ? Demandez une démo !
