Les questions sont récurrentes pour les copropriétaires. Les problématiques ont la peau dure pour les agences de gestion. Que comprennent les frais de copropriété ? Quel est le montant ? Comment les payer ? Comment éviter les impayés et les procédures de recouvrement ?
Dans cet article, découvrez comment rendre la gestion des frais de copropriété plus simple et plus claire pour les propriétaires et les gérants.
Les frais de copropriété : onéreux et difficiles à gérer
a. Les charges dites “générales”
Ce sont les charges de copropriété correspondant aux dépenses indispensables engagées chaque année pour faire fonctionner la copropriété et conserver l’immeuble en bon état. Elles concernent :
– les frais liés à l’administration de l’immeuble (honoraires du syndic, frais de tenue des assemblées générales…),
– l’entretien de l’immeuble (nettoyage des parties communes, frais d’enlèvement des ordures ménagères, etc.)
– la conservation de l’immeuble (ravalement des façades, réfection des toitures…).
Tous les copropriétaires doivent payer ces charges générales à hauteur de leur quote-part, et ce même si la dépense ne présente aucune utilité directe pour leur lot de copropriété.
Ainsi, il convient donc au syndic de veiller à la bonne collecte de ces charges.
b. Les charges de “services collectifs”
Comme leur nom l’indique, ces charges d’équipements communs et de services collectifs (aussi appelées charges particulières) correspondent aux frais de fonctionnement des équipements communs de l’immeuble et aux services qui y sont liés :
– chauffage collectif
– frais de maintenance et réparation de l’ascenseur
– interphones, antenne collective
– fourniture d’eau chaude et froide
– vide-ordures
– …etc.
Contrairement aux charges générales, la quote-part des charges attribuée à chaque lot dépend de l’utilité qu’en a le copropriétaire. Cette notion s’apprécie par type d’équipement.Par exemple, un copropriétaire habitant dans un appartement situé en rez-de-chaussée n’a pas à supporter les frais d’ascenseur, sauf si l’ascenseur dessert la cave ou le parking.
c. Les charges dites “exceptionnelles”
Les charges exceptionnelles concernent les dépenses liées aux gros travaux d’entretien et d’amélioration de l’immeuble et de ses parties communes. Ces charges ne sont pas prévues dans le budget prévisionnel. Il s’agit de dépenses ponctuelles qui sont décidées au coup par coup, en Assemblée Générale de copropriété. Ces décisions sont adoptées à la majorité prévue pour chaque type de dépense.
Les charges exceptionnelles concernent notamment les importantes opérations d’entretien ou de conservation de l’immeuble (ravalement de la façade, réfection de la toiture, remplacement de la chaudière…), les travaux d’amélioration (transformation ou création d’un élément d’équipement commun, création de parties communes, etc.) ou encore les diagnostics et études techniques (amiante, plomb, termites…).
Pour les syndics, la collecte des paiements, généralement onéreux, est un vrai sujet de gestion. Il convient donc de mettre à disposition des payeurs la meilleure solution de paiement pour éviter les impayés.
Ces frais sont réglés de manière classique par virement bancaire SEPA traditionnel. Ainsi, par nature, il est sujet à de nombreuses sources d’erreur.
d. Les travaux votés par la copropriété
Ici la règle est la même que pour les charges de copropriété. Ils sont financés par celui qui est copropriétaire au moment où les appels de fonds sont à régler. Cependant, il n’est pas interdit au vendeur et à l’acheteur de s’entendre contractuellement sur une répartition différente.
Par exemple, le plus souvent, l’acte de vente stipule que les travaux votés avant le compromis sont à la charge du vendeur. Concernant les travaux votés entre le compromis et l’acte authentique, ils sont à la charge du vendeur sauf s’il donne à l’acquéreur le pouvoir d’assister à l’assemblée générale et de voter à sa place.
Ces frais sont une nouvelle fois majoritairement réglés par virement bancaire.
Le moyen de paiement qui optimise les démarches
a. Qu’est-ce que le virement Open Banking
Le virement Open banking est l’initiation de paiement par virement. Il s’agit d’une instruction de virement SEPA initiée par le payeur (débiteur) et pré-remplie avec l’IBAN et la référence à destination du destinataire (créditeur). Elle est définie ainsi : une méthode de paiement intégrée de façon fluide dans une plateforme permettant au payeur d’utiliser un acteur tiers régulé pour initier un virement pour régler un destinataire. Ce paiement est donc encadré par les mêmes règles que celles du virement classique en termes de montant, de temps d’exécution, de protection et de garanties.
En utilisant ce mode de paiement, l’acheteur / payeur transmet un ordre de virement à sa banque via une API Open Banking. La banque recevra l’ordre de virement et transférera les fonds au destinataire.
Le virement Open Banking simplifie la vie des payeurs. Il permet, en quelques clics seulement, de régler des montants élevés. Pour les payeurs, il n’est plus nécessaire de procéder à la saisie manuelle des informations de virement et ils sont libérés des risques d’atteinte du plafond de la carte bancaire. En plus, le parcours de virement est simplifié et fluidifié :
– Le payeur reste sur le parcours de paiement proposé par le créditeur.
– Il lui suffit d’entrer les identifiants de sa banque et de valider le paiement.
Aucune saisie manuelle n’est nécessaire, les montants et références de l’achat ainsi que l’IBAN bénéficiaire du créditeur – notaire, agence, bailleur – sont pré-remplis.
b. Le Virement Open Banking facilite la vie des créditeurs – notaire, agence, bailleur
Le virement Open-Banking répond aux besoins de tous les créditeurs du secteur immobilier (achat, location…etc). Il améliore la gestion des transactions et permet d’améliorer les taux de conversion. Il comporte des avantages majeurs :
– L’initiation du virement est instantanée et sécurisée, avec un risque de fraude réduit.
– La transaction est irrévocable, une fois le virement initié.
– Le plafond élevé des virements bancaires tend à favoriser le taux de conversion
– La réconciliation interne des mouvements est facilitée grâce aux informations de paiement pré-remplies, ce qui facilite le suivi.
– Sans contrainte de dates d’expiration, les risques d’impayés sont réduits.
Avec le virement Open Banking, les agences, notaires ou bailleurs, peuvent profiter d’une gestion facilitée et rapide des flux. Ils profitent également de meilleures garanties de paiement et repoussent les défauts de paiement
Pourquoi intégrer le paiement par lien
a. Se faire payer en quelques secondes
Comment collecter les paiement de ses débiteurs facilement ? Intégrez le paiement par lien
En se libérant des contraintes des moyens de paiement traditionnels (expiration, plafonds, ajout d’IBAN) les démarches de collecte de fonds et de recouvrement sont simplifiées.
– Intégration du lien de paiement directement dans la facture : à l’aide d’un logiciel équipé d’une solution permettant d’initier des virements Open Banking, un créditeur peut éditer des factures contenant un lien (ou bouton) de paiement par virement Open Banking. Le lien (ou bouton) mène le payeur qui doit régler sa facture vers une interface où les informations permettant d’exécuter le virement (l’IBAN bénéficiaire, le montant et la référence du virement) sont directement pré-remplies.
Il suffit au payeur de valider le paiement.
– Réconcilier les flux : en plus, grâce aux informations de paiement pré-remplies dans les parcours de paiement par virement Open Banking, les références sont automatiquement rentrées dans les virements reçus par le créditeur. Ainsi, grâce à la standardisation des informations (bonnes références, bons libellés et bons montants), la réconciliation des paiements et le journaling sont facilités. Autrement dit, pour une agence, ou un bailleur, il est aisé de savoir quelles entreprises ont réglé et celles qui ne l’ont pas encore fait.
b. Intégrez Pay by Link
Avec Pay by Link, plus besoin d’avoir recours à des intégrations complexes : la réception du paiement se fait en quelques secondes. Cette nouvelle solution permet aux créditeurs utilisateurs de cette innovation de générer un lien de paiement, qui permet d’être payé instantanément par leurs débiteurs grâce à un parcours sécurisé de paiement par virement Open Banking.
c. Créez facilement un lien de paiement
Cette nouveauté permet de proposer un parcours de paiement à travers une solution low-code sécurisée.
À l’aide d’un logiciel équipé d’une solution telle que Bridge powered by Bankin’, vous pourrez générer un lien Pay by Link (ou QR Code) de paiement par virement Open Banking. Le lien Pay by Link (ou QR Code) mène le payeur vers une interface où les informations permettant d’exécuter le virement sont directement pré-remplies. Il suffit au débiteur de valider le paiement.
Les étapes de paiement sont simplifiées :
1. L’émetteur génère et envoi un lien de paiement avec les informations nécessaires
2. Le payeur reçoit un lien de paiement du produit qu’il souhaite ou doit payer
3. Le payeur s’authentifie auprès de sa banque et choisit le compte de débit
4. Une fois le paiement effectué, Bridge envoie une confirmation au marchand
Le paiement par lien devient donc une fonctionnalité puissante qui s’adapte aux hauts paniers, fluidifie l’expérience de paiement, et majore les garanties de paiement. C’est donc un moyen ultime pour les acteurs du secteur de l’immobilier.
