La gestion de la paie est un volet essentiel des ressources humaines d’une entreprise. De prime abord, elle semble complexe et fastidieuse. Pourtant, le respect de quelques conseils en matière d’organisation facilite le processus de création des bulletins de salaire et des déclarations sociales.
Les enjeux RH sont variés et importants. Ils concernent l’optimisation de votre temps, la prévention des contentieux et des contrôles de l’URSSAF ou les évolutions de la réglementation. Avec les bons outils en main, vous évitez les erreurs courantes qui peuvent parfois coûter cher à une entreprise.Dans cet article, nous vous proposons de suivre cinq conseils pour vous assurer une gestion de la paie réussie.
Conseil n°1 : planifiez la production de la paie
Pour garantir une production efficace et une bonne fluidité du processus de paie, il convient tout d’abord de mettre à jour régulièrement la base de données du personnel. Connaître l’adresse effective du salarié, comptabiliser ses heures de travail, son taux de salaire applicable, ses congés… toutes ces actions contribuent à réduire les risques d’erreurs et à gagner du temps dans votre activité.
À ce titre, il est important également de planifier au mieux le processus de paie. Concrètement, établissez un échéancier accessible à toutes les équipes du service et mentionnez les dates des principales démarches à mener :
- la fin de saisie des événements variables de la paie (arrêts de travail, congés, etc.) ;
- le calcul des salaires ;
- le contrôle et la correction de la paie ;
- la clôture de la paie ;
- la réalisation des virements ;
- la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
À noter : idéalement, cette planification doit être communiquée mensuellement aux managers et employés par souci de transparence afin d’optimiser la production de la paie. Cette information du personnel peut prendre la forme d’un affichage, d’un mail ou d’un message sur la plateforme centralisée de l’entreprise.
Conseil n°2 : sélectionnez un logiciel de paie RH adapté à votre entreprise
Le recours à un logiciel de paie est aujourd’hui incontournable. Ces derniers sont capables d’automatiser les calculs des salaires, de générer les bulletins de paie ou encore de préremplir les déclarations fiscales. Ils sont synonymes de véritable gain de temps et de productivité pour les équipes RH.Pour autant, il existe sur le marché une multitude de produits et services.
Il est donc primordial pour une entreprise de choisir un logiciel qui correspond à ses besoins. Il faut réussir à allier simplicité (peu de manipulations), efficacité (automatisation) et fiabilité (corrections) afin de générer des fiches de paie irréprochables !
Au-delà des fonctionnalités du logiciel, son paramétrage doit aussi être optimal. Rien n’est plus agaçant pour des salariés que des erreurs répétées sur leur bulletin de salaire. Un manque de rigueur peut entacher l’image du gestionnaire de paie, des équipes, de la direction RH et, plus globalement, détériorer le climat social de l’entreprise. La qualité du paramétrage dépend :
- de la formation des gestionnaires de paie ;
- de la mise en place d’une veille sociale réglementaire ;
- des phases de tests effectuées lors de chaque mise à jour ou modification du processus.
Conseil n°3 : créez des procédures de contrôles
Utiliser un bon outil de travail pour la gestion de la paie ne suffit pas. Il faut également, en amont, mettre en place un protocole et des procédures de contrôles. Ces dernières doivent être harmonisées et étendues à toute l’équipe du service RH. Il est essentiel que le départ de l’un des membres ne compromette pas le paiement des salaires.
À ce titre, un référentiel de paie doit être instauré et tenu à jour au sein de l’entreprise. Il répertorie les règles applicables et comprend :
- les dernières évolutions réglementaires et légales ;
- les accords d’entreprises ;
- les conventions collectives ;
- les usages à respecter ;
- les particularités du secteur d’activité ;
- les spécificités des salariés, etc.
Conseil n°4 : externalisez la gestion de la paie
Cette nécessité d’être au fait des dernières conventions collectives applicables et des dispositions légales, réglementaires et comptables représente une charge particulièrement lourde pour un service RH. Il peut donc apparaître pertinent d’externaliser la gestion de la paie en la confiant, par exemple, à un expert-comptable ou un prestataire spécialisé.
La délégation de cette activité à un partenaire compétent soulage l’entreprise d’une mission complexe et chronophage. Les équipes se consacrent alors à des tâches plus qualitatives et gagnent un temps précieux.
Les experts en gestion de paie et RH se chargent généralement :
- de l’établissement mensuel des bulletins de salaire ;
- de la transmission du fichier de paiements à l’employeur ;
- des déclarations de charges sociales (dont la DSN) ;
- des autres déclarations trimestrielles demandées par certains organismes comme les caisses de retraite, etc.
C’est à vous de délimiter leur périmètre d’intervention et de convenir avec eux des modalités de votre collaboration. Ils s’occupent aussi de l’édition des contrats de travail, des procédures de licenciement ou des soldes de tout compte lors du départ d’un salarié. De plus, vous pouvez bénéficier de conseils et d’un accompagnement pour l’élaboration de votre politique de rémunération.
Conseil n°5 : optez pour le virement multiple pour les paiements de vos salaires
Il est communément admis que la gestion de la paie est une tâche ingrate, car elle implique de saisir une multitude de données et de répéter plusieurs fois l’opération au moment du paiement.
Le paiement par virement multiple Bridge permet de régler la totalité des salaires en une seule manipulation. Outre un gain de temps précieux, cette technologie limite les risques d’erreur et de manquement d’une ligne de paiement.
PayFit, le logiciel de paie et RH en ligne, a opté pour le virement multiple de Bridge. L’entreprise propose à ses clients, titulaires d’un compte bancaire chez Qonto, de profiter des avantages d’une solution de paiement intégrée à leur outil. L’expérience utilisateur est fluide et rapide puisque les informations (IBAN, libellés, etc.) sont préremplies.
Pour régler vos salaires, 3 étapes suffisent :
- cliquez sur « Payez vos salariés » ;
- accédez à l’interface API de paiement ;
- validez vos informations ;
Les ordres de virement sont alors transmis à votre banque qui se charge de les exécuter.
La gestion de la paie exige rigueur et efficacité. Chaque fin de mois, les équipes RH effectuent un travail remarquable de collecte de données et de production sociale. Toutes les innovations qui contribuent à automatiser et optimiser ces tâches chronophages sont les bienvenues.
Si vous aussi, vous souhaitez bénéficier du virement multiple de Bridge, contactez-nous !
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