L’un des objectifs de la facturation électronique consiste à dynamiser la productivité des entreprises. Comment ? La transmission de données au format numérique accélère les temps de traitement administratif et allège les procédures de gestion des créances clients. Cette ressource permet également d’envisager la digitalisation et l’automatisation des phases annexes comme la saisie comptable ou le rapprochement bancaire.
Ce dernier constitue une tâche fastidieuse des fonctions supports des entreprises. Bridge a développé des APIs innovantes à destination des logiciels comptables et des ERP afin d’automatiser le rapprochement bancaire. Découvrez comment l’Open Banking révolutionne l’univers du software !
Pourquoi le rapprochement automatisé est-il indispensable ?
Si le législateur impose la facturation électronique, c’est parce qu’elle présente de nombreux avantages pour les entreprises : une réduction des coûts de traitement, un meilleur respect des délais de paiement et une traçabilité renforcée des transactions. À l’ère du 100 % digital, le rapprochement manuel se révèle ainsi obsolète et contre-productif.
Pain point des services comptables
Le rapprochement classique suppose de pointer une à une, les opérations figurant sur le relevé bancaire avec les écritures comptables du compte banque. Or, en fonction de la taille de l’entreprise et de la quantité de flux financiers, cette tâche s’apparente rapidement à la recherche d’une aiguille dans une botte de foin.
En effet, sans catégorisation automatique des mouvements, le gestionnaire comptable se retrouve face à des libellés peu évidents à identifier. Ainsi, les transactions mentionnent parfois la raison sociale et non le nom commercial d’un prestataire. La succession de montants identiques peut également créer des erreurs de réconciliation.
L’entreprise prend alors le risque d’associer une facture avec le mauvais règlement et de s’exposer à des effets négatifs en termes de relation commerciale. De fait, il n’est pas de bon ton de réclamer un impayé quand la créance a été acquittée à échéance.
De plus, le rapprochement manuel est chronophage et peu gratifiant pour les membres du personnel. Il mobilise un gestionnaire pendant de longues heures et empiète sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme la comptabilité analytique ou les prévisions budgétaires.
Pour les logiciels comptables et les ERP, le rapprochement bancaire automatisé constitue un argument de vente incontournable puisqu’il permet aux entreprises de gagner du temps, de limiter le risque d’erreur et d’augmenter la productivité des fonctions supports.
Enjeux pour les entreprises
Le rapprochement bancaire se révèle stratégique puisqu’il a un impact direct sur la gestion de trésorerie et des créances clients. Il justifie les écarts de solde entre le compte bancaire et la comptabilité, et permet de déceler des erreurs d’écritures comptables, des impayés ou des fraudes.
Les entreprises ont besoin de disposer d’une situation actualisée et non théorique de leurs finances pour piloter au mieux leur trésorerie. Elles doivent anticiper des difficultés susceptibles de conduire à une défaillance de l’exploitation. L’état de leurs disponibilités leur sert de base pour solliciter :
→ une demande de financement ;
→ une société d’affacturage ;
→ un spécialiste du recouvrement de créances.
Avec le rapprochement automatisé, les éditeurs de logiciels offrent aux entreprises une vision centralisée et en temps réel de leur trésorerie. Ils peuvent aussi développer d’autres fonctionnalités en lien avec la relance client ou le suivi budgétaire.
Exigences réglementaires
Parmi les modalités d’application de la facturation électronique, la législation prévoit la transmission d’un ensemble de données à l’administration fiscale, par voie électronique. La fréquence de ces remontées varie en fonction du régime d’imposition : réel normal mensuel ou trimestriel, réel simplifié et franchise en base.
Par exemple, pour les transactions réalisées avec des non assujettis à la TVA, les entreprises au régime réel normal mensuel doivent effectuer au moins trois transmissions par mois.
Par ailleurs, les opérateurs des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont tenus de communiquer le statut de la facture :
→ dépôt ;
→ rejet (facture non conforme) ;
→ refus ;
→ encaissée.
Ce dernier statut nécessite une connexion directe aux comptes bancaires des créanciers. L’Open Banking résout cette problématique puisqu’il est possible de collecter les données bancaires via une API intégrée aux logiciels comptables et ERP, puis de réconcilier automatiquement les factures et leur paiement.
Les avantages du rapprochement automatisé avec Bridge
Bridge, expert de la collecte des données bancaires et de l’agrégation de comptes, s’associe aux éditeurs de logiciels de gestion et aux PDP pour proposer une expérience améliorée de la facturation électronique.
API intégrée aux logiciels comptables et ERP
L’Open Banking repose sur des interfaces programmables d’application (APIs). Celles-ci s’intègrent directement aux logiciels comptables pour fournir des services d’agrégation de comptes ou d’initiation de paiement.
Les APIs de Bridge offrent aux utilisateurs une vision centralisée et en temps réel de leurs comptes bancaires sans quitter leur outil de gestion. Les transactions sont enrichies et classées dans plus de 120 catégories. Avec cette base de données pertinente, les éditeurs peuvent proposer un rapprochement bancaire automatisé performant.
Gain de productivité
La catégorisation systématique et conforme à la nomenclature comptable limite les erreurs et le temps passé à réconcilier les montants. Le gestionnaire se concentre sur la vérification de l’état de rapprochement et sur la résolution des problèmes : signalement d’une fraude, relance client, etc.
Avec Bridge, les utilisateurs de logiciels gagnent jusqu’à deux jours sur leur comptabilité. Ils bénéficient aussi de la mise à jour en continu de leur état de trésorerie et sont plus réactifs dans leur prise de décision.
Conformité avec la législation en vigueur
Les solutions de Bridge respectent la réglementation en vigueur sur la protection des données confidentielles (RGPD) et les services de paiement (DSP2).
La connexion aux comptes est soumise au consentement du client. Ce dernier utilise le principe d’authentification forte à deux facteurs (SCA) pour accéder à ses informations financières. La SCA sécurise les opérations de collecte de données bancaires et prévient les risques de fraude.
De plus, l’Open Banking facilite la récupération et la transmission obligatoire du statut d’encaissement d’une facture.
Le rapprochement automatisé en pratique
L’expérience de rapprochement automatisé débute avec l’implémentation de l’API Open Banking dans le logiciel comptable ou l’ERP. Avec Bridge, cette étape requiert généralement une matinée. Le process est bien documenté et mobilise très peu de ressources.
Une fois l’intégration terminée et les développements effectués pour la partie comptabilité, l’utilisateur accède à l’interface de connexion à ses comptes bancaires. Il s’authentifie et bénéficie de la vision instantanée de ses flux financiers. En sa qualité d’agrégateur de comptes, Bridge dispose de la technologie nécessaire pour synchroniser les comptes des clients multibancarisés.
Enfin, la catégorisation intelligente et l’accès direct aux données bancaires permettent d’automatiser les traitements et de rapprocher la plus grande majorité des mouvements.
Avec la facturation électronique, c’est l’ensemble de la gestion administrative qui se digitalise. Bridge se positionne en partenaire engagé et propose ses solutions innovantes pour faciliter la transition numérique et offrir de nouvelles perspectives aux entreprises.
