Pour détecter un impayé ou fiabiliser la comptabilité, le rapprochement bancaire est sans conteste une phase indispensable dans la gestion administrative d’une entreprise. Il vise à comparer les écritures enregistrées dans le livre journal avec le relevé bancaire afin de justifier les écarts de soldes entre la comptabilité et la banque.
Une trésorerie nette négative fragilise la continuité de l’exploitation. Le suivi des disponibilités est donc un enjeu majeur, quelle que soit la taille de la structure. Or, le rapprochement bancaire classique se révèle bien souvent rébarbatif et contre-productif.
Pour résoudre cette lenteur administrative, l’Open Banking a la solution ! Sa technologie s’intègre facilement dans les logiciels comptables ou ERP pour une connexion directe et sécurisée aux comptes en banque des entreprises. Le rapprochement bancaire se fait automatiquement.
#1 Oubliez le rapprochement bancaire manuel !
Le rapprochement bancaire manuel figure en bonne position dans le classement des tâches administratives fastidieuses. Pour le réaliser, il faut regrouper :
• un extrait du grand livre comptable du compte banque 512 ;
• les relevés bancaires des périodes concernées ;
• les justificatifs des transactions (ordres de virement, retraits d’espèces, tickets de carte bleue ou remises de chèques) ;
• le dernier état de rapprochement.
Puis, il convient de pointer chaque opération bancaire avec l’écriture comptable enregistrée dans le compte 512. Les mouvements non réconciliés sont inscrits dans un état de rapprochement comptable. Ils justifient l’écart de solde entre le compte bancaire et la comptabilité.
Cette méthode semble facile à mettre en œuvre et peu coûteuse puisqu’un simple fichier Excel peut suffire. Pourtant, elle présente de nombreux inconvénients.
→ C’est une tâche chronophage qui requiert beaucoup de concentration.
→ La gestion manuelle du rapprochement bancaire favorise le risque d’erreur.
→ Excel n’est pas un outil évolutif, fiable et collaboratif. En cas de modification maladroite des formules, le tableur devient inexploitable et les données sont compromises.
Si une petite structure peut envisager de pointer son relevé bancaire à la main, la progression du chiffre d’affaires et l’augmentation du nombre de transactions impliquent de trouver une solution plus efficace et sécurisée.
#2 Connectez vos comptes bancaires à votre logiciel comptable
Les technologies de l’Open Banking et de l’Open Data permettent de digitaliser et d’automatiser le processus de rapprochement comptable. En effet, grâce à l’ouverture du système bancaire, un prestataire de services de paiement et d’information sur les comptes, comme Bridge, a pu développer une solution innovante qui s’intègre aux logiciels comptables et ERP.
Il suffit de connecter l’interface API Open Banking au logiciel pour bénéficier des fonctionnalités d’agrégation des comptes. L’utilisateur dispose alors de la vision en temps réel de l’ensemble de ses comptes bancaires dans son ERP.
La sécurité et la fiabilité des données sont préservées : le client approuve la connexion entre sa banque et son outil de gestion comptable en se servant de l’authentification forte ou SCA (Strong Customer Authentification). Les mouvements financiers sont collectés automatiquement pour une mise à jour en continu du logiciel.
Le rapprochement bancaire n’est pas une opération obligatoire, mais il se révèle indispensable pour le suivi de la trésorerie des entreprises et l’actualisation des écritures comptables. Considéré comme particulièrement chronophage, il est souvent décalé à plus tard. Or, connaître l’état de ses disponibilités est important pour la stabilité de l’exploitation. Avec la synchronisation bancaire, l’entreprise peut contrôler ses comptes plus fréquemment.
#3 Laissez le logiciel réconcilier vos données bancaires et comptables
La connexion des comptes bancaires depuis son logiciel comptable ou son ERP n’est pas l’unique innovation de l’Open Data. Des algorithmes avancés permettent d’extraire les libellés et de les interpréter afin de catégoriser les transactions financières.
Le logiciel de comptabilité exploite ensuite ces données enrichies et propose à ses utilisateurs l’intégration du relevé de compte et un rapprochement bancaire automatique. Ceux-ci créent alors des règles d’association pour réconcilier leurs factures ou leurs notes de frais aux opérations bancaires.
Grâce à ce paramétrage initial et à la reconnaissance des montants, le pointage des écritures s’effectue de manière autonome. Il ne reste plus qu’à consulter et vérifier l’état de rapprochement comptable.
#4 Contrôlez votre état de rapprochement comptable
Le contrôle de l’état de rapprochement est essentiel. C’est à ce moment que l’entreprise détecte et prend en charge les anomalies sur son compte bancaire ou dans sa comptabilité : rejet d’un paiement par chèque, double comptabilisation d’une facture, mouvements frauduleux, etc.
L’automatisation du rapprochement bancaire permet de gagner du temps et de se concentrer sur des problématiques de gestion de trésorerie :
• résolution des impayés ;
• politique de recouvrement de créances ;
• négociation des délais de paiement fournisseur ;
• financement de l’activité ;
• élaboration du plan et du budget de trésorerie…
#5 Profitez des bénéfices de l’automatisation du rapprochement bancaire
L’automatisation du rapprochement bancaire présente de nombreux avantages.
→ Gain de temps : ce bénéfice-là est indéniable, l’entreprise obtient un état de rapprochement en un clic et peut se consacrer à l’analyse et au reporting. Avec la réconciliation manuelle, il fallait compter plusieurs heures pour pointer une à une chaque ligne du relevé bancaire et l’associer aux justificatifs appropriés.
→ Réduction du risque d’erreur : les algorithmes reconnaissent les libellés et les montants. Ils effectuent des contrôles de cohérence qui fiabilisent le processus de rapprochement.
→ Limite de la fraude : inspecter régulièrement ses relevés de comptes favorise la détection de mouvements suspects.
→ Amélioration du suivi de trésorerie : l’entreprise repère facilement les factures impayées ou les rejets de paiement et peut résoudre rapidement ces anomalies.
Les partenariats entre les logiciels comptables ou ERP et la solution Analyse de Bridge profitent aux entreprises. Le rapprochement bancaire automatique et 100 % digital n’est qu’une illustration de l’étendue des possibilités offertes par l’Open Banking pour la comptabilité. L’intégration de l’API est simple et les fonctionnalités potentielles sont nombreuses : automatisation de la saisie comptable, des contrôles mensuels ou des travaux de fin d’exercice.
