Comment automatiser la gestion de la paie dans son logiciel RH ?
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Comment automatiser la gestion de la paie dans son logiciel RH ?

Que vous soyez chef d’entreprise ou RH, vous le savez : la gestion de la paie pour un employeur figure parmi les tâches administratives les plus complexes. Elle est soumise à de nombreuses lois et particularités en fonction de la taille de l’entreprise, de la convention collective, etc. 

A l’heure où les logiciels RH (ou SIRH) se démocratisent, comment alléger la charge de la paie dans votre entreprise ? Zoom sur les nouvelles solutions pour automatiser la gestion de la paie, et en particulier le virement des salaires, dans votre logiciel RH.

1. Comment les logiciels RH facilitent le traitement des salaires

1.1 – La paie, premier cas d’usage des logiciels RH

Il est possible de distinguer 3 catégories de logiciels mis à disposition des ressources humaines pour la gestion de la paie

La gestion de la paie est le premier cas d’usage des logiciels RH, tous types confondus. En effet, c’est une tâche chronophage et complexe. Les données à traiter pour la rémunération des salariés se comptent par centaine et l’attention est de mise à chaque instant, toute erreur ayant des répercussions importantes sur l’entreprise. 

Les logiciels RH viennent faciliter la gestion de la paie. S’il faut prendre le temps en amont de les paramétrer, ils simplifient ensuite au quotidien les tâches des gestionnaires de paie et du service RH par extension, et permettent de conserver la compétence en interne, tout en évitant une coûteuse externalisation. 

Parmi les logiciels RH les plus répandus pour la gestion de la paie en France, on peut citer :

Ces outils 100% en ligne permettent d’alléger les tâches administratives de votre équipe RH. 

1.2 Les logiciels RH accélèrent le traitement des salaires

Dans la gestion de la paie, une tâche est particulièrement fastidieuse à réaliser : le virement des salaires. Un moment particulièrement attendu par vos collaborateurs … mais probablement pas par vous si vous exercez un métier RH (surtout si vous n’avez pas encore de logiciel adapté) ! 

Vous le savez mieux que personne, cette tâche demande beaucoup de temps et de rigueur. Il faut d’abord saisir toutes les informations à la main, notamment les RIB des nouveaux collaborateurs, puis le montant des salaires de chacun. Dès que l’entreprise dépasse une certaine taille, la tâche est extrêmement chronophage. 

Certaines évolutions sont à constater dans le traitement des salaires : le fichier XML. Intégrée au sein de votre logiciel de gestion de paie, cette fonctionnalité permet d’exporter des fichiers qui contiennent toutes les informations des salaires de vos équipes (nom, prénom, fiche de paie, montant, IBAN). 

Une fois exporté, ce fichier peut être directement importé sur le compte bancaire de l’entreprise, pour effectuer des virements par lots, encore appelés virements multiples ou bulk transfers. Attention, cette fonctionnalité est souvent une option à activer auprès de votre banque.

Les logiciels RH facilitent donc le traitement des salaires pour les employeurs, en compressant le temps de saisie à réaliser et en automatisant certaines tâches. Il faut cependant toujours jongler avec différentes interfaces et réaliser de nombreuses étapes pour que les paiements des salaires soient effectués. 

2. Quel rôle joue l’Open Banking dans la gestion de la paie des collaborateurs ? 


C’est peut-être inattendu, mais l’Open Banking peut justement faciliter davantage la gestion de la paie de vos collaborateurs sans formation préalable. Comment ? 

2.1 Définition de l’Open Banking

L’Open Banking, ou écosystème bancaire ouvert, ouvre l’accès des données bancaires à des services tiers. Collectées et structurées, ces données peuvent être exploitées pour la mise en place de nouveaux services financiers. 

Dans la pratique, l’Open Banking permet d’automatiser certains processus, faisant diminuer le temps de traitement manuel à y consacrer, pour la comptabilité par exemple. Ses cas d’usage sont multiples, et peuvent notamment s’appliquer aux ressources humaines. Loin de supprimer des postes RH, l’Open Banking permet au contraire de revaloriser les équipes ressources humaines en les rendant plus efficaces et en leur permettant de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

2.2 Open Banking et traitement des salaires

Parmi les fonctionnalités de l’Open Banking, l’une est intéressante dans le processus de gestion de la paie. Il s’agit de l’initiation de virement Open Banking

Elle permet d’effectuer des virements en utilisant son compte bancaire, sans pour autant être connecté à l’interface de sa banque. 

Vous commencez sans doute à entrevoir son application pour le virement des salaires de vos collaborateurs : vous allez pouvoir effectuer des virements par lot, directement depuis votre logiciel RH. 

Finis les virements individuels ainsi que le jonglage entre les différentes interfaces (logiciel RH, banque). Avec l’intégration d’une solution Open Banking dans votre logiciel de gestion de la paie, vous pouvez effectuer des virements multiples, tout en limitant les saisies, directement depuis votre espace RH. 

3. Pourquoi intégrer le paiement multiple à votre logiciel RH ? 

Le paiement multiple à travers le virement Open Banking permet de simplifier et fluidifier, à travers une API intégrée au sein du logiciel RH, le paiement des salaires. 

Votre expérience utilisateur dans la gestion de paie est complètement réinventée puisque le versement des salaires se fait par lot et non plus de façon individuelle. Plus besoin d’initier des virements individuels, de manipuler des documents administratifs ou encore de quitter son logiciel RH. Le virement Open Banking vous permet de transmettre les ordres de virement facilement à la banque. 

Mais comment l’initiation de paiement se passe ? 

Concrètement, au moment du paiement des salaires, vous devez initier le paiement depuis votre logiciel RH. Vous accédez ensuite à une interface où les informations de virements sont déjà pré-remplies (IBAN, montant et libellés) et vous validez les informations pour transmettre les ordres de virements multiples à la banque, qui se charge d’effectuer les virements. Comme vous le constatez, vos risques d’erreurs de saisie sont grandement diminués, vous gagnez du temps et vous augmentez votre productivité. 

La gestion de la paie est une tâche chronophage, comportant beaucoup de saisies, ce qui ouvre la porte aux erreurs. Le logiciel RH viennent la simplifier, en automatisant certains processus jusqu’alors manuels. L’Open Banking complète cette offre avec sa fonctionnalité “virements multiples”, pour alléger la charge de travail des collaborateurs RH.

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